La conférence Web, pilier du travail collaboratif

© Getty Images

La conférence Web est très répandue chez les knowledges managers américains. On trouve aussi les wikis et les blogs. Mais ils sont moins bien placés pour améliorer l'efficacité de la collaboration.

Réalisé par Dominique FILIPPONE, Journal du Net

La collaboration entre plusieurs personnes (3 a minima) est largement plus répandue entre collaborateurs appartenant à plusieurs départements de l'entreprise (administration, finances, informatique...) qu'avec d'autres personnes situées en dehors de son périmètre géographique. En tout cas pour celle qui met en relation les individus au moins une fois par mois. Car la collaboration quotidienne reste au finale peu représentée. Ainsi, seulement un tiers des gestionnaires de la connaissance (knowledge workers) interrogés indiquent pratiquer un travail collaboratif quotidien.

Le téléphone, éternel ami de la collaboration

Parmi les moyens de collaboration les plus utilisés, le téléphone demeure toujours un incontournable. Il arrive en tête des outils collaboratifs les plus utilisés (87% des usages), apprécié notamment pour son efficacité, sa rapidité d'accès et sa fonctionnalité très pratique d'audio-conférence. Ce n'est pas le seul à être plébiscité par les gestionnaires de la connaissance. Ainsi, les courriels sont également très bien répandus, au même titre d'ailleurs que les rencontres physiques (77% des usages).

La conférence Web préférée à la vidéoconférence

Lorsqu'il s'agit d'évoquer les outils collaboratifs plus avancés utilisés dans le cadre de leur travail en groupe, les gestionnaires de la connaissance ont une faiblesse pour la conférence Web ainsi que les outils de messagerie instantanée et de chat. Un engouement qui doit pourtant être à relativiser dans la mesure où il concerne à peine un quart des répondants. Au-delà de ces deux types d'outils, on retrouve également les sites Web dédiés à la collaboration d'équipes ou encore la conférence vidéo.

Le microblogging peine à séduire les foules

Les projets d'implémentation d'outils collaboratifs sur 12 mois font preuve d'une rare diversité. Certains apparaissent toutefois déjà plus matures que d'autres. C'est précisément le cas des forums de discussion, des wikis et des blogs, déjà implémentés ou sur le point de l'être pour près du 1/4 des entreprises. Ce sont également pour ce type de projets que les pilotes réalisés sont les plus nombreux. A l'inverse, plusieurs outils collaboratifs rencontrent peu d'écho avec des implémentations déjà réalisées ou prévues très faibles, en particulier pour les outils de microbogging et de mashups.

Les américains, grands utilisateurs de conférence Web

Pour améliorer la collaboration, les gestionnaires de la connaissance américains et européens ont chacun leurs préférences en termes de choix d'outil. Alors que 53% des knowledge workers américains citent la conférence Web comme l'outil le plus à même d'améliorer la collaboration, elle est considérée comme telle par seulement 39% de leurs homologues européens. Ces derniers préférant d'ailleurs (47%) la conférence vidéo. En revanche, réseaux sociaux, wikis et blogs ne sont - et de façon unanime - pas considérés comme des outils permettant d'améliorer la collaboration. Ils sont certes innovants à leurs yeux mais ont tendance à montrer leurs limites.

Vers une collaboration plus efficace

Parmi les principaux bénéfices induits par la mise en place de nouveaux outils de travail collaboratif, arrivent en tête la réduction du papier et une amélioration et une efficacité de la collaboration (68% des réponses). L'amélioration du partage des informations et des idées est également considérée comme un bénéfice tangible apporté par les nouveaux outils collaboratifs.

En revanche, la réduction des déplacements est un bénéfice mis en avant par seulement un peu plus du tiers des répondants. Tout comme le meilleur contrôle d'accès à l'information (36% des répondants). Rien d'étonnant à cela dans la mesure où les knowledge managers sont certainement plus enclins à favoriser la circulation de l'information plutôt qu'à procéder à sa rétention.

Réduire le papier : un objectif prioritaire

Réduire le papier apparaît comme une priorité pour une très large majorité de gestionnaires de la connaissance. Plus des trois quarts d'entre eux estiment que c'est précisément le cas, même si une petite proportion (16%) de répondants est restée perplexe. Une portion de répondants encore plus réduite (8%) pense cependant que la réduction du papier ne rentre absolument pas en ligne de compte dans la mise en place du travail collaboratif. Un parti pris quelque peu singulier dans la mesure où la mise en place de nouveaux outils collaboratifs est loin d'être synonyme d'augmentation de papier mais apparait plutôt comme un bénéfice collatéral même s'il n'est pas directement souhaité.

Les règles de gouvernance, chasse gardée des knowledge managers

Près du quart des répondants indiquent que les informations relatives à la conformité réglementaire des entreprises ou à leurs règles de gouvernance ne font jamais l'objet d'un quelconque partage. Cela se justifie dans la mesure où ce domaine touche au cœur du fonctionnement de l'organisation et qu'il n'est, par essence, pas appréhendable par n'importe quel collaborateur. C'est également le cas pour les documents de type positionnement concurrentiel ou encore de propriété intellectuelle. A l'inverse, 54% des entreprises indiquent partager quotidiennement ou bien au moins une fois par mois des informations sensibles mais soumises à autorisation.

Précision méthodologique : cette étude réalisée par Forrester pour le compte d'Adobe intitulée Building the future of collaboration a été menée auprès de 700knowledge managers (gestionnaires de la connaissance) américains. Les résultats obtenus pour l'Europe ont été obtenus auprès de 900responsables KM en France, en Allemagne, Grande-Bretagne, Pays-Bas ou encore Suède, en Italie et en Espagne par le biais d'enquêtes en ligne. Le poids des organisations publiques dans le total des entreprises interrogées n'a pas dépassé 20%.

Visioconférence : passer de RNIS à MPLS
pour diminuer ses coûts

Grosse PME de 1 500 employés, Lectra utilise la visioconférence de façon intensive depuis une dizaine d'années. "La visioconférence est devenue stratégique pour nos activités. Nous l'utilisons quotidiennement pour la formation de notre personnel, les échanges entre collaborateurs sur nos projets de recherche et développement, pour les réunions commerciales... Les installations RNIS sont maintenant obsolètes et leur fonctionnement coûte en outre très cher. Avec la visioconférence sur MPLS, nous allons réaliser des économies très importantes", explique Jean-Christophe Glot, responsable de l'infrastructure informatique.

Des débits de 512 kbits/s à 4 Mbits/s selon les sites

Spécialisée dans les logiciels et équipements pour les industries utilisatrices de textiles, Lectra conçoit, produit et distribue des logiciels et des équipements dédiés aux industries fortement utilisatrices de textiles, cuir et matériaux souples. Présente sur les cinq continents, la société dispose de trois datacenters à travers le monde (Bordeaux, Atlanta et Hong-Kong) et d'une quarantaine de sites informatiques. En adoptant très tôt la visioconférence, la société a pris le parti de faire des économies en déplacements, de limiter les pertes de temps liées aux voyages tout en mettant en place une structure de communication optimisée pour permettre à son personnel de collaborer sur des projets communs. Dotée d'installations en RNIS pour la visioconférence et d'un réseau en Frame Relay pour le transport des données, Lectra a basculé en MPLS en juin 2004 avec des débits de 512 kbit/s à 4Mbit/s selon les sites. Réalisée par Infonet, son prestataire d'accès à l'international, cette migration n'a pris que trois mois.

Une attribution de la bande passante par priorité de flux très poussée

Les visioconférences chez Lectra peuvent durer de trois à quatre heures en mode multipoint entre plus de dix personnes. En RNIS, les communications sont facturées à la durée, le coût d'une seule communication en visioconférence à l'internationale équivalant à celui de six communications téléphoniques internationales, estime Jean-Christophe Glot. La facture grimpait donc très vite. Avec les technologies MPLS, la société ne paye plus qu'un supplément forfaitaire de l'ordre de 5 à 10 % pour le transport de la voix et de la vidéo qui vient s'ajouter à l'abonnement traditionnel. Et ce quelle que soit la durée ou le nombre de personnes qui participent à la réunion.

Prochaine étape : la téléphonie sur IP

Grâce aux technologies MPLS qui fonctionnent sur un réseau IP et permettent surtout de définir des priorités de trafic, Lectra est certaine d'avoir la qualité de service nécessaire à la visioconférence, application très consommatrice de bande passante. Qualité de service renforcée par la mise en oeuvre de sondes Ipanema qui poussent encore plus le loin le concept de "prioritisation" de trafic. Attribuer de la bande passante à un flux avec MPLS n'est en effet possible qu'au niveau des protocoles. Avec les sondes Ipanema, Lectra gagne en granularité : la bande passante peut être allouée en fonction de nombreux critères dont le type d'application ou les profils d'utilisateurs. En outre, ces sondes génèrent automatiquement des rapports statistiques sur l'utilisation du réseau qui facilitent la planification des besoins de l'entreprise en matière de débit.

"Avoir un réseau disponible n'est pas suffisant. Nous avons aussi et surtout besoin de performances car elles ont un impact direct sur notre efficacité. Cette finesse d'allocation de la bande passante apportée par les sondes nous est donc indispensable", ajoute Jean-Christophe Glot. Très satisfaite de cette première étape, Lectra envisage aujourd'hui de pousser plus loin les économies : à terme, la nouvelle architecture réseau devrait également accueillir la téléphonie sur IP.

Comment gérer un entretien en visioconférence ?

La vidéo est de plus en plus utilisée par les recruteurs, que ce soit avec des outils simples, comme Skype, ou avec de la vraie visioconférence. Attention, ce type d'entretien peut être crucial !

Jacques Froissant (Altaïde), 01net., le 04/02/2009 à 15h45

La vidéoconférence tend à être de plus en plus utilisée par les recruteurs, que ce soit avec des outils simples, comme Skype, ou avec de la « vraie » visio. Attention, ce type d'entretien peut être crucial dans un processus de recrutement ! Les recruteurs pris par l'urgence ou dans un souci d'efficacité (gain de temps, premier tri, manager dans un autre pays...) recourent à ce type d'interview. Il faut donc s'y préparer et en connaître les règles.

Il y a trois raisons principales pour que l'on veuille s'entretenir avec vous en visio :

Ÿ     Confirmation de certains points de votre CV (maîtrise d'une langue étrangère, connaissances techniques, etc.). N'hésitez pas à répondre avec précision, cela peut vous éviter de vous déplacer pour rien, si vous sentez que vous répondez bien aux critères, cherchez à obtenir un rendez-vous.

Ÿ     Premier tri. Barrage pour éliminer les candidats n'ayant pas le profil requis, vous êtes là en situation de concurrence. Cherchez à en savoir d'abord un peu plus sur les attentes du recruteur et mettez en avant les points de votre CV qui sont des atouts pour le poste. Première étape du processus, votre objectif doit être de prendre un rendez-vous.

Ÿ     Entretien de sélection. Véritable entretien de recrutement, il faut vous mettre dans les mêmes dispositions et appliquer les mêmes règles. Fixez un créneau horaire précis pour vous permettre d'être dans un endroit où vous serez à l'aise et, surtout, où vous ne serez pas dérangé.

Enfin, quelques conseils pour bien gérer ce type de contact : ayez une attitude dynamique (pas avachi dans son fauteuil), éloignez-vous de la webcam pour ne pas être trop déformé, faites répéter une question si vous l'avez mal comprise, et attention à ne pas vous relâcher au fil des minutes (ne mettez pas le doute là où il n'y en avait pas) !

Téléprésence : les points clés pour l'aborder avec sérénité

Manque d'identification des usages, besoin de mise à niveau de son infrastructure réseau... Les pièges à la mise en place de son projet de téléprésence ne manquent pas. Tout comme les moyens de les dépasser.

Levier de réduction des coûts pour certaines, moyen de diminuer (a priori) efficacement leur empreinte carbone pour d'autres : les entreprises trouvent en ce moment toutes les meilleures raisons du monde pour se lancer à bâtons rompus dans un projet de téléprésence.

La mayonnaise commencerait même à prendre, à en croire les derniers chiffres publiés par le cabinet Frost & Sullivan qui estime que ce marché dépassera 1,4 milliard de dollars de chiffre d'affaires en 2013 contre moins de 200 millions de dollars aujourd'hui.

Séduisant sur le papier, le projet de téléprésence mêle pourtant à la fois des contraintes tant techniques qu'organisationnelles, nécessitant de prendre un certain nombre de précautions, au risque de voir pleuvoir les désillusions.

En quoi la téléprésence constitue-t-elle une opportunité pour mon organisation ? Quels gains qualitatifs et quantitatifs potentiels est-elle en mesure de dégager ? Le public visé est-il conscient de ses enjeux ? Avant de se lancer, il est prudent de se poser un maximum de questions sur la pertinence de sa mise en œuvre.

D'apparence basique, cet exercice n'en demeure pas moins essentiel pour jauger en toute objectivité, de la nécessité de se doter d'un tel système collaboratif. Tout en se gardant bien d'agir par simple mimétisme ou pour être dans l'ère du temps. D'autant qu'en cette période de turbulence financière, rares sont les investissements informatiques à ne pas être passés au scanner par les directions générales.  

Une fois rassurées (ou convaincues) de la pertinence de leur mise en place, encore faut-il parvenir à déterminer dans quel périmètre et projet technique elle s'insère. A savoir, en particulier, si elle doit s'intégrer à un projet global de communications unifiées ou bien être menée de façon indépendante.

En fait, tout dépend de la profondeur et de la granularité que l'entreprise souhaite donner à son projet de téléprésence : "un projet de communications unifiées permet d'intégrer de la messagerie écrite, vocale et instantanée et des espaces de travail collaboratif couplés non seulement à de la téléprésence mais également à de la visioconférence et à de la conférence Web", fait ainsi savoir Jean-Luc Valléjo, directeur marketing de l'offre téléprésence chez Orange Business Services.

Plus que jamais, l'entreprise ne devra en tout cas pas perdre de vue en plus les coûts tant directs qu'indirects liés à l'implémentation de sa solution. Le ticket d'entrée, déjà loin d'être à la portée de toutes les bourses (compter jusqu'à plusieurs centaines de milliers d'euros), ne constituant, hélas, pas le seul frein.

Car la téléprésence nécessite non seulement un système informatique sophistiqué reliant caméras et micros, mais également une infrastructure logistique ad hoc (tables, chaises...) requérant une ou plusieurs salles de grande dimension. Et donc de l'espace ! Ce que nombre d'entreprises s'évertuent aujourd'hui à limiter, au regard du prix du mètre carré...

Reste une alternative pour elles : opter pour une salle de visioconférence hébergée, à l'image de celles proposées par Eyenetwork. Côté exploitation, la mise en place de la téléprésence nécessite également une vigilance accrue. Tout d'abord en termes de bande passante (comptez à minima entre 6 et 10 Mb/s par site et jusqu'à 45 Mb/s en fonction des offres) et de montée en charge (prévoir un audit de circonstance ).

"Le déploiement d'une solution de télépresence est un projet structurant car il impacte l'entreprise au niveau de ses réseaux Lan et Wan sur lesquels il faut étudier en amont la capacité à supporter le débit requis pour le transport des flux de communication vidéo en haute définition", fait savoir Jean-Luc Valléjo.

Mais aussi pour garantir une qualité de service

suffisante aux utilisateurs et assurer un haut niveau de disponibilité. Surtout lorsque ce sont des VIP l'utilisent : "on s'adresse le plus souvent à une population qui n'a ni forcément le temps ni la volonté de paramétrer et créer des sessions de téléprésence, et c'est pourquoi le fait de s'appuyer sur un service de conciergerie externalisé apparaît comme une attente très forte", fait remarquer Olivier Baraquin, directeur général France de Tandberg, fournisseur de solutions de téléprésence.

Et François Messager, responsable des solutions de mobilité et de travail collaboratif au sein de NextiraOne de noter de son côté : "les services de conciergerie apportent une assistance en termes d'utilisation des outils et jusqu'à la programmation de conférences, ainsi que plusieurs niveaux d'assistance sur les modes de réservation des sessions".