8 conseils pour réussir le lancement de son intranet
La mise en œuvre d'un intranet implique de ne pas négliger certaines étapes clés au risque de devoir affronter un rejet des utilisateurs. Temps, rigueur et écoute constituent les piliers d'un tel
projet.
Si la motivation et la bonne volonté ne sont pas souvent absents des projets intranet - qu'il soit métier, corporate ou géographique, sa mise en place nécessite pourtant de la part de ses
promoteurs une grande clairvoyance. Au-delà de son caractère singulier, et eu égard à tout un faisceau de caractéristiques organisationnelles, techniques et fonctionnelles sur lequel il repose,
chaque projet intranet ne pourra pas soustraire sa réussite à d'importants pré-requis.
Ces derniers se révélant essentiels pour conférer à l'intranet sa légitimité, qui, en fonction des scénarii d'entreprises, sera amené à endosser tantôt le rôle de support d'accès privilégié aux
informations, tantôt celui de vecteur de communication, d'outil métier ou encore de plate-forme collaborative.
Réalisé par Dominique FILIPPONE, JDN Solutions
25/04/2008
Miser sur le comité de pilotage et impliquer les utilisateurs
1- Délimiter le périmètre de son projet intranet
L'un des premiers aspects clés dans la mise en place de son projet intranet sera de parvenir à déterminer la place qu'il doit occuper dans le paysage du système
d'information de l'entreprise. Doit-il être un système d'information au carrefour des besoins de l'ensemble des collaborateurs ou au contraire répondre de manière très ciblée à des besoins
métiers spécifiques ? Dans tous les cas, il ne faudra pas occulter la coloration que l'on envisage de donner à son intranet.
Ainsi, en fonction de l'existant et de la maturité de l'entreprise en matière d'intranet, deux options pourront être le plus souvent envisagées, de façon conjointe
ou successive. A savoir : une extension de la richesse des services et fonctionnalités offertes pas l'outil ou bien le développement d'un intranet destiné à des entités métiers ou
géographiques.
2- Identifier clairement les attentes et les besoins des utilisateurs
Une fois le périmètre de son projet bien délimité, l'étape de l'identification précise des besoins ne devra pas longtemps rester en suspens. Pour y répondre, il
sera alors nécessaire de monter un comité de pilotage qui prendra à bras le corps la problématique intranet et qui devra engager ses forces pour cerner les attentes des utilisateurs.
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"Il est nécessaire d'impliquer très en amont les forces vives du projet intranet" (Michaël Tartar - BearingPoint)
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"L'un des points clés de ce type de projet est de comprendre la motivation qui se cache derrière le projet intranet et d'identifier les objectifs fondamentaux que
l'on poursuit. Pour cela il faut parvenir à fédérer et donner de la cohésion à une équipe projet dédiée", fait savoir Michaël Tartar, manager senior IT Consulting au sein BearingPoint.
3- Impliquer un large éventail d'acteurs dans le projet intranet
Il est important que les comités de pilotage ou projet intranet constituent des lieux d'échange et de partage d'opinions ouverts. Techniques, fonctionnels,
décisionnaires stratégiques, utilisateurs : la représentation d'une palette éclectique d'acteurs du projet intranet constitue bien souvent un paramètre du projet qui contribue pour une large part
à sa réussite.
"Il est nécessaire d'impliquer très en amont du projet les forces vives du projet intranet et notamment les équipes informatiques qui ont un rôle essentiel à jouer
en permettant de valider tant les choix relatifs à l'hébergement de l'intranet que des technologies sur lesquelles il s'appuie", note Michaël Tartar.
Crédibiliser sa démarche projet et valider les choix technologiques
4- Obtenir le soutien d'un sponsor de haut niveau
Avant d'aller plus en avant dans le projet intranet, il sera impératif de crédibiliser la démarche de son projet intranet au sein de l'organisation. Le meilleur
moyen d'y parvenir reste certainement de s'appuyer sur un sponsor.
Si possible une direction métier, au mieux un membre de la direction générale elle-même qui trouvera dans la mise en place d'un intranet, un lieu privilégié
d'échange et de partage d'informations utiles au développement de l'entreprise en général et au travail du collaborateur en particulier. Et autant également saisir là l'occasion de mettre en
place un business case à même de conforter leur décision de s' investir encore davantage dans le projet intranet.
5- Communiquer tous azimuts... avec intelligence
A l'instar de nombre de projets informatiques, la communication et les démarches de conduite de changement constituent de précieux facteurs clés de succès.
Attention toutefois à contextualiser ces démarches au risque de les rendre inefficaces, et consommatrices de ressources (temps, investissements...).
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"Il ne faut pas tomber dans le piège du recueil in extenso des besoins des utilisateurs" (Alain Garnier - Jamespot)
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"S'il est impératif de prendre en main la communication autour du projet intranet, il ne faut pas tomber dans le piège du recueil in extenso des besoins des
utilisateurs mais de les inscrire dans le cadre d'un groupe projet qui permettra de les mettre en perspective par rapport à l'ensemble des acteurs du projet qu'ils soient issus du terrain, des
managers, de la DSI", prévient Alain Garnier, P-DG de Jamespot.
6- Valider l'orientation des choix technologiques avec la DSI
Une fois lancé dans l'aventure intranet et l'objectif d'implication de l'ensemble des acteurs clés du projet atteint, on pourra alors s'atteler au choix de
solution. Dépendant du périmètre de son projet, le choix des solutions - mais surtout des briques technologiques sur lesquelles elles sont construites (Java, .net, Open-Source...) - devra en tout
état de cause être effectué en bonne intelligence avec la direction des systèmes d'information.
Le mieux pour éviter le clash : concertation, écoute et recherche de consensus doivent être privilégiés afin d'éviter un clash possible entre direction IT et comité
projet en charge de l'intranet, dommageable pour tout ou partie du projet en lui-même.
Audace et pragmatisme : les clés de réussite de son projet intranet
7- Réaliser des pilotes en images de son intranet
Une fois le projet intranet légitimé au sein de l'organisation et les forces en présence, motrices du projet intranet, mandatées et impliquées à 100%, reste encore
à sécuriser le phasage de son projet intranet. Par exemple, en assurant un suivi régulier et itératif du suivi de l'évolution technique et fonctionnel de son intranet afin d'éviter autant que
possible les effets tunnels dont ne peuvent pas malheureusement pas se remettre nombre de projets IT mal ficelés.
Afin d'optimiser les étapes de validation des pilotes intranet, tant d'un point de vue fonctionnel que technique, et éviter les déconvenues lors des phases de tests
et de recettes, laisser parler les captures d'écran de son pilote intranet pourra constituer un sérieux atout. "Ramener les présentations des pilotes intranet en comité de pilotage à des
enchaînements d'écrans afin d'éliminer toute ambiguïté possible par rapport à des spécificités textuelles est un facteur de réussite de son projet", souligne Alain Garnier.
8- Customisation, personnalisation et innovation : atouts clés d'un intranet dynamique
'Difficile dans le contexte actuel de ne pas rester insensible aux sirènes du Web 2.0 et de ses interfaces innovantes. Ajax, drag&drop, blog/wiki, RSS : autant
de technologies qui confèrent une certaine modernité à l'intranet et s'avèrent à même de faciliter l'adhésion des utilisateurs. Une dose de SSO, deux pincées d'interfaces riches, trois zestes de
personnalisation sont les premiers ingrédients d'un intranet 2.0 réussi.