Lundi 16 novembre 2009
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La
conférence Web, pilier du travail collaboratif
© Getty
Images
La conférence Web est très répandue chez les knowledges managers américains. On trouve aussi les wikis et les blogs. Mais ils sont moins bien placés pour améliorer l'efficacité de la
collaboration.
Réalisé par Dominique FILIPPONE, Journal du Net
Publié le 06/11/2009
Une collaboration interne avant d'être externe
La collaboration entre plusieurs personnes (3 a minima) est largement plus répandue entre collaborateurs appartenant à plusieurs départements de l'entreprise (administration, finances,
informatique...) qu'avec d'autres personnes situées en dehors de son périmètre géographique. En tout cas pour celle qui met en relation les individus au moins une fois par mois. Car la
collaboration quotidienne reste au finale peu représentée. Ainsi, seulement un tiers des gestionnaires de la connaissance (knowledge workers) interrogés indiquent pratiquer un travail
collaboratif quotidien.
Le téléphone, éternel ami de la collaboration
Parmi les moyens de collaboration les plus utilisés, le téléphone demeure toujours un incontournable. Il arrive en tête des outils collaboratifs les plus utilisés (87% des usages), apprécié
notamment pour son efficacité, sa rapidité d'accès et sa fonctionnalité très pratique d'audio-conférence. Ce n'est pas le seul à être plébiscité par les gestionnaires de la connaissance. Ainsi,
les courriels sont également très bien répandus, au même titre d'ailleurs que les rencontres physiques (77% des usages).
La conférence Web préférée à la vidéoconférence
Lorsqu'il s'agit d'évoquer les outils collaboratifs plus avancés utilisés dans le cadre de leur travail en groupe, les gestionnaires de la connaissance ont une faiblesse pour la conférence Web
ainsi que les outils de messagerie instantanée et de chat. Un engouement qui doit pourtant être à relativiser dans la mesure où il concerne à peine un quart des répondants. Au-delà de ces deux
types d'outils, on retrouve également les sites Web dédiés à la collaboration d'équipes ou encore la conférence vidéo.
Le microblogging peine à séduire les foules
Les projets d'implémentation d'outils collaboratifs sur 12 mois font preuve d'une rare diversité. Certains apparaissent toutefois déjà plus matures que d'autres. C'est précisément le cas des
forums de discussion, des wikis et des blogs, déjà implémentés ou sur le point de l'être pour près du 1/4 des entreprises. Ce sont également pour ce type de projets que les pilotes réalisés sont
les plus nombreux. A l'inverse, plusieurs outils collaboratifs rencontrent peu d'écho avec des implémentations déjà réalisées ou prévues très faibles, en particulier pour les outils de
microbogging et de mashups.
Les américains, grands utilisateurs de conférence Web
Pour améliorer la collaboration, les gestionnaires de la connaissance américains et européens ont chacun leurs préférences en termes de choix d'outil. Alors que 53% des knowledge workers
américains citent la conférence Web comme l'outil le plus à même d'améliorer la collaboration, elle est considérée comme telle par seulement 39% de leurs homologues européens. Ces derniers
préférant d'ailleurs (47%) la conférence vidéo. En revanche, réseaux sociaux, wikis et blogs ne sont - et de façon unanime - pas considérés comme des outils permettant d'améliorer la
collaboration. Ils sont certes innovants à leurs yeux mais ont tendance à montrer leurs limites.
Vers une collaboration plus efficace
Parmi les principaux bénéfices induits par la mise en place de nouveaux outils de travail collaboratif, arrivent en tête la réduction du papier et une amélioration et une efficacité de la
collaboration (68% des réponses). L'amélioration du partage des informations et des idées est également considérée comme un bénéfice tangible apporté par les nouveaux outils collaboratifs.
En revanche, la réduction des déplacements est un bénéfice mis en avant par seulement un peu plus du tiers des répondants. Tout comme le meilleur contrôle d'accès à l'information (36% des
répondants). Rien d'étonnant à cela dans la mesure où les knowledge managers sont certainement plus enclins à favoriser la circulation de l'information plutôt qu'à procéder à sa
rétention.
Réduire le papier : un objectif prioritaire
Réduire le papier apparaît comme une priorité pour une très large majorité de gestionnaires de la connaissance. Plus des trois quarts d'entre eux estiment que c'est précisément le cas, même si
une petite proportion (16%) de répondants est restée perplexe. Une portion de répondants encore plus réduite (8%) pense cependant que la réduction du papier ne rentre absolument pas en ligne de
compte dans la mise en place du travail collaboratif. Un parti pris quelque peu singulier dans la mesure où la mise en place de nouveaux outils collaboratifs est loin d'être synonyme
d'augmentation de papier mais apparait plutôt comme un bénéfice collatéral même s'il n'est pas directement souhaité.
Les règles de gouvernance, chasse gardée des knowledge managers
Près du quart des répondants indiquent que les informations relatives à la conformité réglementaire des entreprises ou à leurs règles de gouvernance ne font jamais l'objet d'un quelconque
partage. Cela se justifie dans la mesure où ce domaine touche au cœur du fonctionnement de l'organisation et qu'il n'est, par essence, pas appréhendable par n'importe quel collaborateur. C'est
également le cas pour les documents de type positionnement concurrentiel ou encore de propriété intellectuelle. A l'inverse, 54% des entreprises indiquent partager quotidiennement ou bien au
moins une fois par mois des informations sensibles mais soumises à autorisation.
Précision méthodologique : cette étude réalisée par Forrester pour le
compte d'Adobe intitulée Building the future of collaboration a été menée auprès de 700knowledge managers (gestionnaires de la connaissance) américains. Les résultats obtenus pour l'Europe ont
été obtenus auprès de 900responsables KM en France, en Allemagne, Grande-Bretagne, Pays-Bas ou encore Suède, en Italie et en Espagne par le biais d'enquêtes en ligne. Le poids des organisations
publiques dans le total des entreprises interrogées n'a pas dépassé 20%.